Em primeiro lugar, gostaria de
clarificar que as normas aqui expostas se aplicam aos e-mails de cariz profissional (o que não significa que algumas
delas também não se possam aplicar aos outros tipos de e-mails). Para começar, darei algumas dicas sobre a estrutura e a
forma deste instrumento de comunicação, e, seguidamente, mencionarei algumas
regras de netiqueta subjacentes à receção e ao envio desta correspondência.
O texto de um e-mail deve ser
sucinto, claro e ir direto ao assunto. Um erro comum é utilizar as mesmas
fórmulas do que numa carta comercial, quando, na verdade o “tom” de um correio
eletrónico deve ser mais direto e conciso. Logo no primeiro parágrafo, o
destinatário deve compreender do que se trata. Uma possível estratégia é a
utilização de bullets ou travessões em
vez de fazer frases completas.
De igual modo, o correio eletrónico
deve ser escrito num tipo de letra sóbrio e de fácil leitura (Times New Roman ou Calibri). Evite a utilização de palavras totalmente escritas em
maiúsculas e opte por uma cor neutra como o preto ou o azul-escuro. Quando
pretender realçar uma palavra ou expressão, utilize o negrito ou o itálico,
contudo, sem exageros. O tamanho da letra deve situar-se entre os 10 e os 12,
de preferência, sobre fundo branco ou pastel.
Defina claramente o assunto da
mensagem para que o destinatário saiba de imediato do que se trata. Um assunto
claro também facilitará posteriores pesquisas, tanto da parte do remetente,
como do destinatário. Em média, o assunto não deve ultrapassar as 8 palavras.
Em caso de resposta ou correio
encadeado, reencaminhe sempre as mensagens anteriormente trocadas para que o
contexto e os seus pormenores estejam sempre presentes.
Evite a utilização de abreviaturas
de tipo SMS.
Pode iniciar a mensagem por um
simples “Caro(a) …”, seguido do nome do destinatário. A menos que não conheça o
destinatário, não há necessidade de utilizar formulações do tipo “Exmo(a).
Senhor(a)”. Da mesma forma, no final da mensagem, opte por uma fórmula simples
e não composta como “Cordialmente”, “Cumprimentos” (quando não se conhece o
destinatário) ou “Até breve”.
Se usar assinatura eletrónica, esta
deve ser igualmente simples e sóbria. Deverá conter:
1.
O seu nome
(primeiro e último ou aquele pelo qual gosta de ser tratado no contexto
profissional), preferencialmente sem títulos académicos;
2.
O seu cargo
(evite estrangeirismos e designações longas);
3.
Os seus
contactos telefónicos (fixo e telemóvel) e de Instant Messaging (como Skype® ou outro, se existir);
4.
Os contactos
da empresa (morada, telefone geral, site).
Opcionalmente,
poderá incorporar (não ultrapassando as 6 linhas):
I.
Uma foto,
desde que sóbria e atualizada;
II.
Uma
incorporação remetendo para o site da
empresa e para perfis da empresa na Web 2.0;
III.
As
credenciações/filiações da empresa junto de associações profissionais ou
organismos corporativos, e símbolos de certificações concedidas.
No final, deverá fazer uma verificação gramatical e
sintática (por norma, a verificação ortográfica é assegurada pelo programa
informático de envio), não se esquecendo de confirmar percentagens, montantes
ou outros números eventualmente mencionados.
Finalmente, não devem ser esquecidas algumas regras
de netiqueta que realçam o nosso profissionalismo e a atenção dada ao nosso
interlocutor. À exceção de e-mails
contendo publicidade e provenientes de desconhecidos com assuntos que nada têm
a ver com o domínio profissional, devemos procurar dar resposta a todos os
e-mails que nos enviam. A rapidez da resposta é outro fator importante: se não
temos resposta(s) concreta(s) e imediata(s) ao(s) pedido(s) efetuados, devemos
enviar um e-mail informando o nosso
interlocutor que daremos uma resposta com a maior brevidade possível. Quando
recebemos um e-mail que contém
endereços em cópia (Cc), na nossa resposta, devemos selecionar a opção
“Responder a todos”, não excluindo nenhum interessado.
Em conclusão, dado que o correio
eletrónico está a substituir, a passos largos, outras formas de comunicação
escrita e oral na empresa, convém que esse instrumento seja utilizado
eficazmente, transmitindo assim uma imagem positiva de profissionalismo e rigor
da empresa de onde emana.
Ana Bela Cabral
Mestre em Comunicação
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