Maternidade e Protocolo

Hoje, a nossa especialista em Protocolo Margarita Murillo Garcia da empresa Galicia Protocolo fala-nos dos procedimentos a ter quando nasce o bebé de um/a colaborador/a da empresa. Como contactar os pais? Devemos visitar o bebé no hospital? Estas são algumas das dúvidas mais frequentes a que tentamos responder.

Maternidad y protocolo empresarial

El tema que hoy abordamos es muy amplio y complejo, por eso, vamos a acotar mucho, en esta ocasión simplemente vamos a centrarnos en cómo dar la enhorabuena a los nuevos papás y la bienvenida al bebé.

¿Cuándo nuestra empresa debe dar la enhorabuena y bienvenida? Siempre que nos enteremos de alguna persona vinculada a nuestra empresa ha tenido un bebé (miembros de la plantilla, clientes, proveedores…), pero la “intensidad” variará en función de los vínculos que nos unan a los progenitores, pasando desde la felicitación de palabra o por escrito de forma breve o a través de la felicitación acompañada de algún regalo.

¿Visitas al hospital? no. Nunca vamos a recomendar la visita a una madre recién parida al hospital, son momentos íntimos y de recuperación. En caso de que nos haga ilusión ir o consideremos que los padres valorarán mucho nuestra presencia, hablaremos con el padre “solicitando permiso” y le pediremos que nos indique la mejor hora. En cualquier caso, todas las visitas en el hospital, incluso de familiares, han de ser breves, la madre ha de aprovechar el tiempo de hospitalización para recuperarse, que al llegar a su casa tendrá menos “ayudas”.

Una vez en casa, lo ideal es que las visitas sean todas anunciadas previamente al padre, para que indique la mejor hora para recibirlas y que sean cortas. Nuevamente, aquí, lo ideal es limitar al máximo las visitas de empresa, sino conseguimos reducirlas a cero.

¿Cómo y cuándo felicita la empresa? A través de teléfono, llamando al padre, que nos pasará a la madre siempre que esté “operativa” y por escrito a través del envío de algún regalo (también puede ser entregado físicamente por un máximo de tres personas). Siempre se enviará al domicilio familiar, para evitar que los padres salgan del hospital excesivamente cargados.

¿La “empresa” ve al nuevo bebé? Sí, desde Galicia Protocolo creemos que es un “trámite” casi necesario, aunque existen excepciones. Pero para ello habrá que esperar unos días a que los padres encuentren el momento de acercar a su bebé al centro de trabajo por unos breves minutos.

Las claves:

-       Visitas pocas (debemos analizar si nuestra visita es procedente).

-       Visitas cortas: en el hospital y en casa para no cansar a los padres y al bebé, en la empresa para no distraer demasiado el trabajo de la plantilla.

-       Regalos: se entregan o envían al domicilio familiar.

-       Persona de contacto a quien llamar y preguntar…: papá, él nos pasará a la madre siempre que sea posible.

NUNCA VISITAR A UN BEBÉ SI SE TIENE CATARRO O SE ESTÁ ENFERMO y muchísimo menos tocarle o darle besos.

 

Empresa, Natal e Protocolo

Este mês, a nossa especialista em Protocolo Margarita Murillo Garcia da empresa Galicia Protocolo aborda o tema dos principais marcos natalícios a ter em conta na empresa. Uma pequena checklist na qual todos os colaboradores da empresa devem particiar ativamente. Porque, afinal, o Natal também é uma celebração empresarial e profissional.

HITOS DE PROTOCOLO POR NAVIDAD

No es el primer año que hablamos sobre las Navidades desde el punto de vista del protocolo en la empresa. Este año existen muchos artículos hablando sobre estos temas, por ese motivo en esta ocasión nos vamos a centrar en realizar un resumen esquemático de los tres principales puntos a tener en cuenta desde el punto de vista del protocolo empresarial:

1.    Decorar o adornar con motivos navideños nuestra empresa, para ir gestando el ambiente navideño dentro de la empresa.

2.    El envío de las felicitaciones navideñas. Podemos considerar que este es el momento que señala el inicio real del ambiente navideño. Aquí comienza la comunicación emotiva tanto dentro de la empresa como en sus relaciones externas.

3.    Cena o almuerzo de Navidad. Momento muy importante para las relaciones internas de la empresa, como ya hemos señalado en otros artículos.

Insistimos nuevamente en la importancia de que en todos estos hitos participe toda la plantilla y sean promovidos muy activamente, con su propia participación real, la directiva.

Entre fiesta y fiesta, recordamos la importancia de tener bien atendidos los puestos que van quedando “de vacaciones”.

Y, un año más, desde Galicia Protocolo queremos desear a quien nos lee, una feliz Navidad y un feliz y próspero 2015. 

A Farda de Trabalho

Este mês, a nossa especialista em Protocolo, Margarita Murillo Garcia da Galicia Protocolo, reflete sobre o uso da farda de trabalho. Deve a empresa adotá-la ou não? Que cuidados a ter aquando da escolha de uma farda? Até mesmo em empresas de menor dimensão, a adoção de uma peça de vestuário ou acessório distintivo pode ser benéfica para a imagem da empresa.

El uniforme

En las últimas semanas, tal vez debido al inicio del curso escolar, hemos recibido muchas consultas a cerca de la idoneidad de poner uniforme en las empresas.

Que la plantilla de una empresa lleve uniforme o no es una decisión que debe ser muy valorada pues no es una cuestión menor y requiere tener en cuenta muchos aspectos. Aunque, indudablemente, las empresas que instauran el uniforme es por una cuestión de imagen y reconocimiento. El uniforme ayuda al púbico a identificar a nuestra empresa, a veces incluso los diferentes puestos de nuestra plantilla pero, para ello, tras haber tomado la importante decisión de introducir el uniforme queda la, no más fácil, elección del modelo, tema que también debe realizarse de forma meditada, valorando las consecuencias que pueden tener cada una de las elecciones que tomemos, no vaya a ser que nuestra elección se convierta en un foco de críticas que trasciendan más allá de nuestras “fronteras” empresariales.

Una vez decidido que en nuestra empresa habrá uniforme y elegido el modelo y colores, aún nos queda otro trabajo y que muchas veces resulta un tanto arduo, que sea usado de forma reglamentaria.

Así pues, la decisión de uniformar o no a la plantilla depende de la dirección de la empresa, es una decisión importante y con consecuencias. 

Férias - Evitar o Caos

No contexto empresarial, a calendarização das férias do/as colaboradore/as e a organização das tarefas de quem está ausente são de uma extrema importância. Como em muitos outros aspetos da vida empresarial, a adequada planificação é a chave e a garantia de que ninguém dará pela falta de recursos humanos. É este o tema abordado este mês pela nossa especialista em protocolo, Margarita Murillo Garcia, da empresa Galicia Protocolo.

LOS PERÍODOS VACACIONALES

Las vacaciones suelen ser muy esperadas entre la plantilla de la empresa pero, a veces, suponen un cierto caos interno y con clientes o proveedores. Como siempre, la clave está en el orden y buena organización con una adecuada planificación.

La solución más habitual y efectiva, que se suele utilizar en la mayoría de las empresas, consiste en que otra persona se ocupe, temporalmente, de las tareas de la persona que se va de vacaciones. Esto no solo significa recoger los recados, que también, sino solucionar las posibles incidencias que puedan sobrevenir. Por ello quien asume las tareas de un compañero/a ha de saber bien qué hacer y tener cierto poder de decisión.

Por otra parte, es muy importante respetar los períodos de descanso y vacaciones de la plantilla, evitando, en la medida de lo posible, interrumpirlas con llamadas, correos o peticiones “de regreso”.

En definitiva, la clave para evitar notar las “ausencias” es que la persona que se va de vacaciones deje bien preparada a la persona que ha de sustituirle, a cambio la empresa debe respetar ese período vacacional, sin interrupciones.

Apresentações Orais

Do início do nosso percurso académico ao final da nossa carreira profissional, serão variadas as ocasiões de apresentação oral: apresentação de trabalhos escolares e académicos, defesa de dissertações, relatórios ou teses, apresentação da empresa ou instituição onde trabalhamos, comunicação numa conferência…

Contudo, apesar dessa diversidade, é possível indicar um conjunto de critérios comuns que podem ser úteis e concorrer para a eficácia da apresentação oral.

1. Definição de objetivos: antes de nos prepararmos para qualquer tipo de apresentação oral, é fundamental sabermos exatamente por que motivo o faremos. Seja para obtermos uma boa nota e assim valorizarmos o nosso currículo, para promovermos uma ideia, um produto ou serviço, ou, em última instância, para promovermos a nossa própria imagem ou carreira, nunca seremos eficazes o suficientes se não tivermos em mente um fio condutor. Sabermos o(s) nosso(s) objetivo(s) também nos leva ao conhecimento do público-alvo e à consequente adequação da nossa mensagem.

2. Preparação: esta etapa é fundamental. Os oradores mais convincentes e atrativos, que falam espontaneamente, sem nunca olhar para o papel são aqueles que mais se preparam. Além do guião em si (que pode ser o discurso integral ou simples itens ou esquemas) e do suporte de apresentação (PowerPoint, por exemplo) que devem ser ensaiados (e até mesmo teatralizados), não devemos descurar os aspetos logísticos, como as deslocações até ao local da apresentação, a fim de evitar atrasos, e a verificação dos audiovisuais necessários (som, luz, projeção, etc.).

3. Comunicação Verbal: além da correção linguística que se impõe, é importante verificar e validar o uso da terminologia (por exemplo, numerosas fontes de consulta provêm do Brasil onde as diferenças terminológicas são notórias e não são assimiladas pelo público). É fundamental que o conteúdo da nossa apresentação seja concordante com o título para não frustrar expetativas e conservar a atenção do público. De igual forma, devemos evitar divagações que quebrariam a nossa ligação ao público. Não esquecer de referenciar as nossas fontes é uma prova de honestidade e de respeito pelo direitos autorais. Em caso de utilização de suportes visuais, é necessário ter em atenção a harmonia da mancha gráfica e a legibilidade e tamanho do tipo de letra.

4. Comunicação Não-verbal: é indispensável ter em conta todos os aspetos referente ao paraverbal, isto é, um bom uso vocal. Devemos procurar falar no ritmo certo (deve evitar-se a leitura de textos, pois essa prática leva-nos a falar muito depressa e a perder a atenção do público), gerir devidamente o olhar dividindo-o equitativamente pelo público; procurar acompanhar a nossa apresentação com uma gestualidade ponderada, mas que traduza entusiasmo e dinâmica e cuidar a nossa apresentação e indumentária, sem exageros e exuberâncias.

Finalmente, e a fim de evitar a impaciência do público, é bom ter em atenção a gestão do tempo, não te alongues e aproveita para, durante a apresentação, captares sinais de aprovação/desaprovação, interesse/aborrecimento, etc.. É importante conseguires o feedback do teu trabalho para, se necessário for, reorientares as tuas estratégias.

A nossa experiência EYE

Em maio de 2011, acolhíamos no seio da nossa empresa a jovem empresária Margarita Murillo Garcia, ao abrigo do programa comunitário Erasmus for Young Entrepreneurs (EYE). A Margarita tinha criado recentemente a Galicia Protocolo, uma empresa na área da Organização de Eventos e do Protocolo. O seu intuito principal era “aprender a gerir” uma empresa congénere.

A sua estadia foi curta, mas deixou marcas positivamente irreversíveis na nossa empresa e nos nossos corações. O que se passou nesses 2 meses são a prova viva de que, quando há vontade e motivação, não faltam iniciativas a concretizar. Cursos de Protocolo e Organização de Eventos, palestras em escolas, prestação partilhada de serviços, reestruturação profunda de um departamento… E a lista poderia continuar!

A experiência foi tão positiva que continua hoje a dar os seus frutos: as duas empresas continuam a colaborar, a trabalhar par a par, a visitar-se mutuamente, a trocar serviços, dúvidas e angústias.

No ano em que se comemora o 5.º aniversário do programa comunitário EYE, a Comissão Europeia decidiu criar uma brochura comemorativa, organizar uma conferência em Estrasburgo (09-05-2014) e selecionar as success stories mais marcantes.

É com muito orgulho que integramos essa lista e que a nossa empresa foi selecionada de entre 5000 empresas de acolhimento em toda a Europa. A única portuguesa! Acreditamos que é o reconhecimento de uma postura que sempre nos caracterizou: uma atitude de abertura e de curiosidade proativa, de vontade de aprender com o outro, de partilhar, de criar, de evoluir!

Ficam aqui as nossas palavras de gratidão ao EYE, à agência intermediária Spinpark (Braga) que nos “encontrou”, mas sobretudo a Margarita Murillo Garcia, que esperou pacientemente 2 anos que uma empresa portuguesa lhe abrisse as portas, e sem a qual esta aventura não teria visto a luz do dia.

A Antipatia Profissional

Por mais competências técnicas que tenha um/a colaborador/a, as aptidões sociais nunca poderão ser negligenciadas. Enquanto a antipatia compromete seriamente a imagem da empresa, a simpatia conquista e fideliza a clientela. Não devemos esquecer que o nosso objetivo primeiro será sempre servir o cliente e ajudá-lo a solucionar um problema. Este mês, a nossa especialista em Protocolo, Margarita Murillo Garcia, da empresa espanhola Galicia Protocolo, reflete sobre esta importante temática, muitas vezes esquecida.

La antipatía laboral

Cuando entre nuestra plantilla existe una persona con pocas habilidades sociales y con tendencia a la antipatía, debemos prever que su comportamiento encenderá muchas conversaciones tanto en el ámbito interno como en el externo, especialmente cuando esa persona ha de tratar con el público. En el primer caso, poniendo en peligro el clima laboral y en el segundo caso, poniendo en peligro la imagen de nuestra empresa/institución.

Ejemplo: cliente entra al despacho de la persona que ha de atenderle que, sin un buenos días, analiza el contenido del informe/documentación que ya está en su poder, mientras nosotros nos hemos quedado con un saludo sin respuesta y un ambiente frío y distante que muchas veces ocupamos mirando el “panorama” decorativo, a la espera de tener un mínimo de comunicación. El culmen llega cuando el/la profesional da por concluido el trabajo de análisis y nos comunica lo que corresponda, en un tono seco y ante nuestras preguntas o comentarios nos responde con parquedad, tono desagradable y nos genera una sensación desagradable.

De primeras, sin causas que lo justifiquen muy razonablemente, un cliente no debe sentir que molesta, que su preguntas/comentarios son absurdos, etc. Por muy brillante que sea técnicamente el personal de nuestra plantilla, no deben olvidar que se deben a los clientes y que tratar con personas es (cuando así ha de ser) una tarea más de su brillante trabajo. 

As Apresentações em Contexto Empresarial

Este mês, a N/ especialista em Protocolo, Margarita Murillo Garcia, aborda as regras básicas das apresentações em contexto empresarial. Quem deve apresentar quem, como apresentar um superior hierárquico, enuncia-se o cargo ou o nome primeiro? Eis algumas das questões a que este artigo pretende responder.

Las presentaciones en el ámbito empresarial

Un tema básico de protocolo pero, al igual que ocurre con otros principios básicos del protocolo, es habitualmente no tenido en cuenta hasta que se llega a su olvido, por tanto desconocimiento.

La norma de presentación, independiente del ámbito de protocolo en el que nos estemos desenvolviendo, es presentar al inferior jerárquico al superior, esto significa que en el ámbito empresarial ha de darse en primer lugar el nombre de la persona que tiene un puesto jerárquico inferior y posteriormente la de la persona con el puesto jerárquico superior.

Como estamos refiriéndonos a jerarquías, esto significa que una presentación empresarial ha de incluir el cargo de las personas que estamos presentando, antes de que su nombre, acompañado del apellido.

Como deferencia hacia los clientes, al presentarlos se da primero el nombre del personal de nuestra empresa y después se presenta al cliente.

Por supuesto, estas normas tienen un matiz, el que la persona que tenemos que presentar sea una personalidad o autoridad conocida o una persona miembro de la alta dirección de nuestra empresa, en cuyo caso prescindiremos de dar su nombre, pues se entiende que ya es sobradamente conocida.

O Respeito pelas Hierarquias

Embora cada vez mais esbatidas no contexto laboral, dependendo da dimensão da empresa em que se inserem, as hierarquias profissionais continuam a existir e a desempenhar o seu papel no progresso organizacional. Que comportamentos adotar em prol de um salutar ambiente de trabalho? É esta a reflexão central da publicação deste mês da nossa especialista em Protocolo, Margarita Murillo Garcia, da empresa espanhola Galicia Protocolo.

RESPETO AL JEFE/A. A LOS SUPERIORES EN GENERAL

En el ámbito social, el de las relaciones interpersonales, en concreto, dentro de “la buena educación” nadie se cuestiona la premisa que exige el respeto a los mayores. Pero ¿qué sucede en el ámbito laboral en relación a los puestos superiores? (no siempre los mayores de edad).

Es cierto que hay empresas o instituciones que colocan en puestos de responsabilidad a personas que no tienen méritos suficientes o no tienen un perfil adecuado para asumir la importante responsabilidad de tener a personal a cargo, lo cual supone sembrar el germen del mal ambiente dentro del ámbito laboral. Pero también es cierto que, en muchas ocasiones, el comportamiento inadecuado parte de algún miembro de la plantilla. En cualquiera de los dos casos: “la guerra está declarada” y, como siempre, en perjuicio del ambiente laboral y la imagen de la empresa o institución.

Si un jefe/a debe ser respetuoso con las personas a las que tiene a cargo, no es menos cierto que, a la inversa la obligación es la misma.

Aquí hoy solo queremos reflexionar sobre tres comportamientos especialmente tóxicos de miembros de una plantilla frente a sus superiores:

·       No atender a las instrucciones realizadas por un superior. Ante este comportamiento sólo podemos decir que el trabajo tiene que hacerse, es decir, alguien tiene que hacerlo. No es un castigo (no debe serlo, partimos de esa base). Un buen jefe/a debe saber delegar.

·       Cuestionar públicamente al superior jerárquico. Un comportamiento muy grave especialmente cuando se deja en cuestión al responsable delante de un cliente o su propio superior jerárquico. Todo el mundo se equivoca y comete errores, cualquiera puede tomar una mala decisión, pero ¿es necesario reflejar eso ante el cliente, el proveedor o ante el jefe/a supremo/a “para que conste” y demostrar los listos/as que somos y lo incompetente que es nuestro/a superior jerárquica? Cuando esto ocurre, entendemos que existe un gravísimo problema de fondo que no se debe tomar a la ligera. No se trata de callarse, de tapar los errores; se trata de hablar, trabajar en equipo.

·       Saltarse al jefe/a, contactando directamente con el cliente, proveedor o, incluso, al máximo/a superior. (Aquí se nos viene a la cabeza la frase popular “hacer la cama”). Poco más queremos añadir respecto a esta tan desagradable e indeseable situación, salvo que es una forma de subir puestos desprovista de toda ética personal y profesional. Cualquier miembro de plantilla, del equipo, debe respetar a su responsable, ofreciéndole toda la información, todos los datos. Una vez más, saber trabajar en equipo.

Años de experiencia laboral nos han permitido presenciar, en numerosas ocasiones, estos comportamientos así como sus negativas consecuencias, comenzando por la quiebra de las relaciones y tensión del ambiente laboral. Entendemos que la clave es, como en la mayor parte de las relaciones interpersonales, el RESPETO y poner el foco en el bien común, en este caso de la empresa/institución, dejando a un lado el humano pero peligroso ego exacerbado.

O Sorriso em Contexto Laboral

Porque "reação gera reação", é importante não descurar o papel do sorriso em contexto profissional. É este o tema explorado este mês pela N/ especialista em Protocolo, Margarita Murillo García.

LA SONRISA

Cuando se habla de la importancia de la sonrisa en el ámbito laboral, mucha gente interpreta que es una “obligación” exclusiva de las secretarias, recepcionistas y telefonistas. ¿No debe tener una actitud amable el resto de miembros del personal, comenzando por la más alta cúpula?

Sonreír y tener una actitud amable no debe confundirse con que todo vale, con que todo está permitido y no existen normas, sino que nos ayuda a comunicar que estamos abiertos al diálogo, que somos accesibles.

Difícil acercarse a comentar algo a un compañero/a o superior que está con gesto de enfado, serio o de ratón asustado. Es como una batalla a la que hay que enfrentarse mucho antes de comenzar la conversación, es agotador solo de pensarlo. Difícil para un cliente o proveedor ver esas actitudes, predisponiéndoles a dirigirse en estado alterado, en previsión de un ataque por parte del personal de nuestra querida empresa.

Hay quien dice, “Sí, pero hay trabajos y trabajos. En algunos puestos solo recibes gritos y la gente ya entra enfada y desafiante. Hay mucha gente agresiva a la que me tengo que enfrentar a diario”. Cierto, es menos agradable trabajar con personas enfadadas que con personas contentas, pero, precisamente, en los puestos más complicados la delicadeza en el trato debe ser más esmerada, aunque combinada con un buen conocimiento de las soluciones que la empresa puede ofrecer. Lo hemos comprobado en muchas ocasiones: sonrisa, actitud amable, escuchar, conocer bien las soluciones que podemos ofrecer e informar adecuadamente son claves que suelen funcionar (no nos atrevemos a decir que en el 100% de los casos, porque somos humanos).

Ofertas em contexto empresarial

As ofertas no contexto empresarial nem sempre são interpretadas da forma correta. Saiba quando se devem ou não devem dar, com a ajuda da N/ especialista em Protocolo Margarita Murillo García, da empresa espanhola GaliciaProtocolo.

EL REGALO EN EL ÁMBITO EMPRESARIAL

Los regalos, los obsequios, los detalles son instrumentos que en el ámbito empresarial se utilizar, principalmente, con tres intenciones:

·       Publicitarse

·       Fidelizar clientes

·       Agasajar a autoridades y personalidades con las que se tiene relación

En este sentido, vemos como las grandes empresas tienen diferentes categorías de regalos, en función de las personas a las que se destinan y el motivo con el que se entregan. Por cierto, las fiestas de Navidad son una constante en todos los manuales con los que hemos trabajado, que hemos realizado y los que hemos consultado, donde también se tiene en cuenta a la plantilla (con regalos o cestas más o menos copiosas).

En cualquier caso, los últimos años nos han dado una perspectiva muy negativa del regalo en el ámbito de las relaciones profesionales, lo que lleva a una importante reflexión de la dirección de la empresa y asesoramiento profesional en este punto (por supuesto, hablamos de asesorarse por profesionales del protocolo), antes de cometer errores, que un regalo nos sea devuelto o ver cómo nos envuelve el manto de la sospecha y desconfianza.

Almoço ou Jantar de Natal na Empresa

Está a aproximar-se o Natal e o Fim de Ano. É hora de fazer balanços, mas também de confraternizar e celebrar o trabalho de equipa. Como deve ser perspetivado e preparado este evento? A nossa especialista em Protocolo, Margarita Murillo García, da empresa Galicia Protocolo, aborda esta questão na sua publicação deste mês.

ALMUERZO O CENA DE NAVIDAD EN LA EMPRESA

Las fechas navideñas se van acercando y llega el momento de hacer balance y de buscar un momento para centrarnos en nosotros, en la parte interna de la empresa, en las personas. El almuerzo o cena de navidad es una de las grandes oportunidades que se nos presentan a lo largo del año para propiciar ese encuentro.

La dirección de la empresa es la que debe impulsar este encuentro de toda la plantilla, de todos los puestos. A día de hoy continúa siendo un momento especial, a pesar de que en los últimos 5 años, muy probablemente debido a las circunstancias (mucha tensión acumulada) ha sido tratada de forma “descafeinada” o incluso se ha eliminado de las agendas.

          Claves del éxito: 

1.    Encuentro impulsado y favorecido por la dirección de la empresa.

2.    Animar y facilitar la asistencia de todos los miembros de la plantilla, sin exclusiones (incluso si eso supone una modificación de la jornada laboral por un día).

3.    Evitar jerarquizar en exceso el evento.

4.    Dedicarle tiempo a la organización, pues no hay que olvidar que se trata de un evento formal, aunque distendido (por ello recomendamos, cómo no, consultar con profesionales del protocolo para que ayuden a la empresa en la planificación). Se ha de trabajar mucho por buscar un determinado clima y sorprender.

5.    Favorecer la comunicación entre todas personas asistentes.

Desde Galicia Protocolo animamos a todas las empresas a la realización de un almuerzo o cena de navidad como un momento clave para el encuentro de toda la plantilla.

Por todo esto, es muy importante que todo el mundo participe, que nadie se quede sin asistir, para alcanzar mejor los objetivos que se pretenden con este acercamiento.

Precedências Empresariais

Este mês, o tema da N/ secção de Protocolo a cargo de Margarita Murillo Garcia da empresa Galicia Protocolo é o das Precedências Empresariais. O que são e para que servem?

Precedencias empresariales

La precedencia, funciones y trato de las autoridades oficiales de los estados suelen regularse legalmente; sin embargo, estos temas, relativos a los puestos directivos de las empresas (“autoridades de la empresa”), se reglamentan a través de documentos de protocolo internos de las empresas, que establecen las precedencias de todos los miembros o departamentos que forman parte de la empresa.

Con intención clarificadora, de forma sencilla y muy resumida establecemos 5 motivos que justifican el establecimiento adecuado de las precedencias dentro de la empresa:

 

1. Eventos internos de empresa: para ayudar a determinar presidencias y colocar a todas personas invitadas.

2.    Eventos de empresa a los que asistan autoridades: para la ordenación de los asistentes y para la realización de peinados.

3.    Eventos fuera de la empresa. Cuando la empresa es invitada a un evento de otra empresa o de una institución pública, las precedencias nos ayudarán a determinar quién debe representar a la empresa.

4.    Reuniones y negociaciones: se observa una tendencia generalizada a tratar entre homólogos, como ocurre en el ámbito del protocolo oficial, por ello hemos de tener claras las precedencias de nuestra empresa.

5.  Recibimientos a clientes y proveedores.

Netiqueta nas Redes Sociais

A influência das Redes Sociais na promoção/potenciação dos nossos negócios ou das nossas carreiras é crescente e incontornável. Tudo é publicável.

 

Contudo, não raras vezes, publicam-se, partilham-se ou comentam-se conteúdos sem ter em atenção algumas regras básicas a que se generalizou denominar de “netiqueta”.

Deixamos aqui algumas dicas para deixarmos uma boa imagem da nossa passagem pelas Redes Sociais:

Publicações

Ÿ Evitar frases longas e obscuras, e adaptar o registo ao conjunto dos nossos “amigo/as” ou seguidore/as.

Ÿ Sempre que possível, associar uma imagem, uma foto ou vídeo ao conteúdo que pretendemos publicar.

Ÿ Ao emitir uma opinião, evitar a crítica não fundamentada e tentar acrescentar valor.

Partilhas

Ÿ Ao partilhar conteúdos de outro/as, mencionar sempre a fonte.

Ÿ Agradecer partilhas que sejam feitas de conteúdos por nós publicados ou retribuir o “gosto”.

Comentários

Ÿ Ao comentar uma publicação de outro/a(s), não entre em discussões desnecessárias com outro/as comentadore/as.

Ÿ Sempre que expuser uma crítica, fundamente, apresente fontes e alternativas construtivas.

 

 

A Colocação de uma Mesa

Partilhamos convosco um link com um conjunto de artigos bastante interessantes e pedagógicos sobre a colocação de mesas.
Os referidos artigos são da autoria de Margarita Murillo Garcia, Diretora da empresa Galicia Protocolo, nossa parceira e Community Manager para a Espanha.

http://www.galiciaprotocolo.com/2012/05/25/art%C3%ADculos-de-buenas-maneras-en-la-mesa-escritos-para-www-restaurantesgallegos-com/

A Documentação Escrita

A documentação escrita gerada por uma empresa é, a par de outros instrumentos de comunicação, uma autêntica ferramenta de Marketing que veicula de forma exemplar a imagem de rigor e profissionalismo corporativos. Este mês, a nossa especialista Margarita Murillo Garcia sublinha essa importância também na perspetiva do Protocolo.

DOCUMENTACIÓN ESCRITA

          Son muchos los documentos escritos que se generan y salen de las empresas; por este motivo es importante construir una imagen sólida de nuestra organización en cuanto a la redacción de documentos escritos, partiendo de decisiones tan sencillas como la elección del tipo de letra y los formatos a seguir en cada acción de comunicación escrita, pasando por el uso del logotipo de la institución.

          La estrategia de imagen a través de la documentación empresarial debe de ser coherente, para alcanzar la identificación por parte de los destinatarios y lectores de los escritos de nuestra institución.

          En función del tipo de empresas y sus dimensiones esta labor se hace cada vez más compleja, por lo que son muchas las empresas y los profesionales que recurren a un asesoramiento profesional para la elaboración de estas directrices, encuadrándose, en muchos casos, dentro del documento interno de protocolo empresarial.

Os Cartões de Visita

Este mês, a N/ especialista em Protocolo, Margarita Murillo Garcia (Galicia Protocolo), fala-nos da importância do cartão de visita e indica-nos algumas regras a considerar na sua utilização. Este artigo é apresentado em jeito de preâmbulo ao evento que terá lugar a 18 de maio, e organizado em parceria com a Galicia Protocolo: Almoço de Speed Networking. Toca a trazer cartões de visita!

LAS TARJETAS DE VISITA

Aprovechando el próximo encuentro de empresarias y emprendedoras que organiza el Gabinete ABC para el próximo mes de mayo, en el que un grupo de mujeres profesionales se van a reunir para a dar a conocer sus negocios y proyectos, hacemos una serie de recomendaciones en relación al uso de las tarjetas de visita en ámbito empresarial y, en concreto, para este tipo de encuentros empresariales.

Las tarjetas de visita, a pesar de las nuevas tecnologías, siguen siendo una herramienta muy útil para la labor comercial de las empresas. Por ello es muy recomendable llevar un buena cantidad de tarjetas de visita de nuestra empresa en encuentros empresariales, porque si llevamos las tarjetas muy contadas puede que algún contacto interesante se quede sin su tarjeta, además, es habitual que alguna persona nos pida más de una tarjeta para dársela a otra.

El momento del intercambio de tarjetas está rodeado de cierta ceremonia, sobre todo en países asiáticos, pero cada vez más y tal vez por su influencia, en Europa, posiblemente debido al incremento e intensificación de relaciones empresariales con ese continente en los últimos años.

En cualquier caso, cuando entregamos nuestra tarjeta tenemos que cuidar que esté en buen estado y que la parte delantera mire hacia la persona que recibe la tarjeta, de igual modo que la persona que la recibe debe cogerla con interés y cierto cuidado (en Asia lo más correcto es agarrarla con las dos manos). Esto no es más que, si queremos ser tenidos en cuenta y que se nos trate con seriedad, hemos de empezar a hacerlo con nosotros mismos.

Por su parte, cuando recibimos una tarjeta, en cierta medida, mostramos nuestro respeto a la persona que nos la entrega y la empresa que representa con el trato que damos a la tarjeta recibida, así debemos tomarnos unos segundos para leerla con interés y mantenerla a la vista durante el resto del encuentro. Al guardar la tarjeta, se hará con cuidado, delante de quien nos la entrega, evitando colocarla en la parte trasera de un pantalón (aunque esté dentro de una cartera), tirarla en el fondo de un bolso o maletín etc.

En cuanto al contenido de nuestra tarjeta de visita, es importante recordar que nos es un curriculum, por tanto no lleva títulos sino cargos (aún así, en algunos países asiáticos sí se introducen datos académicos).

Por su parte, las empresas que tengan contactos internacionales deben tener los datos en su idioma en una de las caras y en la otra en el idioma del país con el que se trata o en inglés.

Dadas estas rápidas recomendaciones, queremos animaros, a quienes nos leéis, a participar en el encuentro organizado por el Gabinete ABC del 18 de mayo en Viseu y, por supuesto, a aprovechar todas las oportunidades que se presentan para el intercambio de tarjetas.